Het voeren van een administratie is niet alleen een teken van een gezonde bedrijfsvoering, het is ook wettelijk verplicht. De Belastingdienst stelt geen gespecificeerde eisen aan een administratie maar volstaat met “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven”. De administratie moet voor de belastingdienst zeven jaar bewaard blijven. De volgende zaken moeten in je administratie te vinden zijn:
- De facturen; de inkomende inkoopfacturen en uitgaande verkoopfacturen.
- Gegevens over uitgaven en ontvangsten, meestal per bank.
- Gegevens over de verhouding privé-zakelijk van goederen en diensten. Denk aan privé of zakelijk gebruik van een auto en bedrijfsruimte aan huis.
Hoe zet je een boekhouding op?
- Open een zakelijke rekening. Het is zeer aan te bevelen om de zakelijke administratie gescheiden te houden van de privé-uitgaven. Het is dus handig om een aparte bankrekening te hebben waarover alle zakelijke inkomsten en uitgaven lopen.
- Open een account bij Moneybird (4 maanden gratis met deze link).
- Koppel je zakelijke rekening aan je Moneybird account.
- Hou je uren bij via Moneybird. Dit dient om aannemelijk te maken dat je voldoet aan het urencriterium. Vul aan het eind van elke dag in hoeveel uur je besteed hebt aan welke bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld: drie uur acquisitie, één uur administratie, twee uur gewerkt aan een bepaald project).
Hoe zet je een administratie op?
Iedereen heeft zijn eigen systeem, met een grotere of kleinere mate van chaos. Voor jezelf is enige mate van orde aan te bevelen, dit zou bijvoorbeeld een systeem kunnen zijn:
- je bewaart je inkoopfacturen en bonnetjes e.d. tijdelijk op een vaste plek.
- 1x per week (of 2 weken) plan je een boekhouduurtje in.
- Maak een checklist met de zaken die je elke week moet doen zoals verkoopfacturen sturen, inkoop inboeken, herinneringen sturen, uren controleren en inkoopfacturen betalen.
- Upload ook je Algemene documenten, zoals een Aanslag van de Belastingdienst in je Moneybird account.
En dan?
Een administratie die op deze manier geordend is, is geschikt om er de aangifte btw, de aangifte inkomstenbelasting en de jaarrekening op te baseren.